Informativa Privacy

Versione 2.3, in vigore dal 31/10/2026

Informativa sulla privacy

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003. Ultimo aggiornamento: 31/10/2026.

La maggior parte dei dati ce li fornisci tu. Alcuni arrivano da altri: chi ti ha invitato con il link «Invita un amico» (solo il collegamento fra i due account) e, se sei un inquilino, il proprietario che ti ha registrato o invitato (i dati del tuo contratto). In questi casi l'informativa vale come comunicazione ai sensi dell'art. 14.

1. Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento dei dati degli utenti registrati e dei visitatori di GestionaleAffitti è:

Globus Srl (Srl)
Sede: Via Pertini, Rizziconi 89016
P.IVA: 08232251002
REA: RC-217175
Capitale sociale: € 10.000 i.v.
Email: info@gestionaleaffitti.com

Per qualsiasi questione sulla privacy: info@gestionaleaffitti.com.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): info@gestionaleaffitti.com.

Dati degli inquilini e degli altri soggetti inseriti dagli utenti. Per questi dati il titolare è l'utente (il proprietario che li inserisce), che decide per quali scopi usarli e deve fornire agli interessati la propria informativa. Noi li trattiamo soltanto per suo conto, come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) che l'utente accetta nella piattaforma. Chi è inquilino e vuole esercitare i propri diritti deve rivolgersi al proprietario; se ci contatta direttamente, inoltreremo la richiesta al proprietario senza ritardo.

2. Quali dati trattiamo, perché e su quale base

Account e uso del servizio — nome, email, password (conservata solo in forma cifrata irreversibile), preferenze, registro degli accessi e delle operazioni. Finalità: fornire il servizio richiesto. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Abbonamenti e fatturazione — dati di fatturazione (nome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo), importi e identificativi delle transazioni, codice sconto eventualmente usato (per applicarne le condizioni anche ai rinnovi e per conteggiarne gli utilizzi), calcolo del cambio di piano (importo, valore dei giorni non goduti, date del periodo). I dati della carta o del conto restano presso il fornitore di pagamento e non li riceviamo. Base giuridica: contratto (art. 6.1.b) e obblighi fiscali (art. 6.1.c).
Funzioni di intelligenza artificiale — i testi e i documenti che l'utente sceglie di sottoporre a queste funzioni. Base giuridica: esecuzione del contratto, perché l'elaborazione avviene solo su richiesta dell'utente (art. 6.1.b).
Promemoria delle scadenze — invio di email all'utente e, se l'utente lo attiva, agli inquilini per le sole scadenze che li riguardano. Base giuridica: contratto con l'utente (art. 6.1.b); per gli inquilini, istruzioni dell'utente titolare.
Inventario dell'immobile — quando l'utente compila un verbale di consegna o di riconsegna: le foto dell'immobile, le descrizioni e le letture dei contatori; per ciascuna parte, la data e l'ora in cui il proprietario ha pubblicato il verbale e l'inquilino lo ha confermato, e l'indirizzo email a cui è stato inviato il rispettivo codice; l'indirizzo email dell'inquilino indicato dal proprietario, a cui mandiamo il verbale con un link personale (valido 60 giorni, conservato solo in forma cifrata irreversibile); un'impronta (hash) del contenuto; le versioni annullate dal proprietario, con data e motivo. Servono a documentare, a scopo tutelativo, che il verbale è stato visto e confermato, da chi e quando, e quali correzioni sono state fatte. Il codice si conserva solo in forma cifrata irreversibile e per pochi minuti. Nel verbale non raccogliamo firme disegnate né indirizzi IP; come ogni operazione dell'account, l'invio e la conferma del codice restano nel registro di sicurezza dell'utente. Per i dati dell'utente la base giuridica è l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b); per quelli dell'inquilino il titolare è l'utente e noi li trattiamo per suo conto. Le foto vengono ridotte prima dell'invio e ne eliminiamo i metadati, come la posizione GPS e il modello del dispositivo.
Invita un amico — se ti registri con il link di un altro utente registriamo chi ti ha invitato, la data e lo stato dell'invito (iscrizione, conferma dell'email, primo acquisto) per assegnare i premi in crediti; per prevenire abusi conserviamo anche l'indirizzo IP della registrazione. Chi ti ha invitato non vede il tuo nome né la tua email, ma solo quanti amici si sono iscritti e i crediti ottenuti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e legittimo interesse a prevenire abusi (art. 6.1.f).
Programma beta e piani in omaggio — se ti registri con un codice d'invito registriamo il codice usato e la scadenza del piano in omaggio, per gestirlo e avvisarti prima della fine. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Notifiche push — solo se le attivi su un dispositivo: l'indirizzo di consegna e le chiavi di cifratura generati dal browser, il tipo di dispositivo, le date di attivazione e dell'ultimo invio e i tipi di avviso che hai scelto. Base giuridica: esecuzione del contratto, su tua richiesta (art. 6.1.b). Le disattivi in qualsiasi momento dal Profilo o dalle impostazioni del dispositivo; un dispositivo che non risponde più viene rimosso automaticamente.
Notifiche e comunicazioni — sotto la campanella in alto conserviamo gli avvisi che il gestionale ti manda (per esempio canoni in ritardo, scadenze, risposte dell'assistenza), con data e stato di lettura, per 90 giorni; delle comunicazioni del servizio rivolte a tutti registriamo solo se e quando le hai lette. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Assistenza — se apri una richiesta di assistenza: i messaggi e gli allegati che invii, il pagamento a cui ti riferisci, il piano del tuo account, la pagina da cui scrivi e il browser usato e, se parti dall'Aiuto con AI, le domande che gli hai fatto. Servono solo a risponderti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Sicurezza e prevenzione degli abusi — registri tecnici, blocco dei tentativi di accesso ripetuti, copie di sicurezza; contatori che limitano le richieste ripetute (accessi, recupero password, registrazioni, invii di email e codici), legati all'indirizzo email, all'account o all'indirizzo IP solo in forma di impronta cifrata irreversibile e cancellati entro 2 giorni. Base giuridica: legittimo interesse a proteggere il servizio e i dati (art. 6.1.f) e obblighi di sicurezza (art. 32).
Riepilogo mensile «Il tuo mese in affitto» — una volta al mese un'email all'utente con i suoi dati (canoni incassati e da incassare, spese, scadenze e promemoria del mese, un suggerimento su cosa fare nel gestionale) e, a chi non ha ancora inserito un contratto, nei primi mesi, il passo successivo per iniziare. Non contiene pubblicità; solo a chi ha dato il consenso alle comunicazioni commerciali può indicare cosa offre un piano superiore. Base giuridica: contratto con l'utente (art. 6.1.b). L'utente può disattivarlo in qualsiasi momento dal Profilo (sezione Comunicazioni) o con il link in fondo a ogni email. Si conserva solo la data dell'invio, per non ripeterlo, per 13 mesi.
Comunicazioni commerciali — solo se l'utente lo ha scelto con l'apposita casella in registrazione o nel Profilo. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a), revocabile in qualsiasi momento dal Profilo (sezione Comunicazioni), con la stessa facilità con cui si dà, senza conseguenze sul servizio.
Richieste degli interessati e violazioni dei dati — tenuta dei registri previsti dal GDPR. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c).

Natura del conferimento. I dati dell'account sono necessari per registrarsi e usare il servizio; quelli di fatturazione (nome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo completo) sono obbligatori per acquistare un piano a pagamento o crediti AI, perché ogni acquisto richiede l'emissione di una fattura; senza di essi non è possibile fornire il servizio. Il consenso alle comunicazioni commerciali e ai cookie non tecnici è facoltativo.

3. Funzioni di intelligenza artificiale

Alcune funzioni usano modelli di intelligenza artificiale di fornitori esterni. Partono solo quando le usi tu, e al fornitore arriva solo quanto serve a quella singola richiesta:

Importa contratto: il PDF, la scansione o le foto delle pagine che carichi vengono letti per intero dal modello, compresi i dati personali che contengono (per esempio nomi, codice fiscale, indirizzi e importi di locatore e inquilino). I dati estratti non vengono salvati finché non li controlli e confermi.
Bozza di contratto: tipo di contratto, indirizzo dell'immobile, canone, deposito, date e regime fiscale. Nomi e codice fiscale delle parti non vengono inviati: il modello scrive dei segnaposto che il gestionale sostituisce con i dati reali solo dopo aver ricevuto la risposta.
Valutazione inquilini: occupazione, datore di lavoro, reddito dichiarato e canone e, per chi è già inquilino, i conteggi dei pagamenti registrati negli ultimi 24 mesi (quanti puntuali, in ritardo o non pagati, ritardo medio, arretrato), senza nome né codice fiscale. Il risultato (punteggio, sintesi, punti a favore e contro) resta nella scheda dell'inquilino finché il proprietario non lo cancella o rifà la valutazione. Il risultato è un punteggio indicativo: non è una decisione automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR, perché ogni decisione resta al proprietario, che deve valutare il caso con il proprio giudizio.
Assistente AI: le domande che scrivi e le risposte precedenti della stessa conversazione, che resta nel tuo browser e non viene salvata sui nostri server; per contestualizzare la risposta, anche le città dei tuoi immobili e il numero di immobili e contratti attivi (non nomi, indirizzi né importi). Non inserire dati personali tuoi o dei tuoi inquilini se non servono alla domanda.
Descrizione dell'annuncio: i dati dell'immobile che scegli di descrivere (tipo, città, superficie, locali, caratteristiche), senza dati degli inquilini.
Aiuto con AI: la tua domanda, con il piano e le funzioni attive del tuo account, per spiegarti come si usa il gestionale.

Cosa non viene mai inviato all'AI: i documenti dell'archivio (caricati nelle schede di immobili, inquilini e contratti), i dati delle schede che non usi in una di queste funzioni, le password e i dati di pagamento.

Fornitori attualmente utilizzati: Requesty (gateway, che inoltra a Microsoft Azure). Un gateway riceve la richiesta e la inoltra al fornitore del modello scelto: entrambi trattano quindi i contenuti e sono indicati fra i destinatari.

Addestramento e conservazione. Secondo le condizioni contrattuali che i fornitori applicano all'uso tramite API, i contenuti inviati non vengono usati per addestrare i loro modelli. Questo però non toglie che li ricevano e li elaborino: per questo sono nostri responsabili del trattamento e li indichiamo qui. I fornitori possono conservare richieste e risposte per un periodo limitato, nei tempi indicati nelle loro condizioni, per sicurezza e prevenzione degli abusi; noi non conserviamo i documenti caricati per l'importazione, ma solo i dati che confermi e un registro tecnico dell'uso (funzione, data, quantità di testo elaborato) senza i contenuti.

Base giuridica: esecuzione del contratto, perché l'elaborazione avviene solo su tua richiesta (art. 6.1.b). Per i dati degli inquilini il titolare è il proprietario, che decide se usare queste funzioni e ne informa gli interessati; noi e i fornitori AI agiamo per suo conto (vedi l'Accordo sul trattamento dei dati).

4. Statistiche sulle visite e sulle iscrizioni

Per capire quali canali portano nuovi iscritti contiamo gli ingressi nel sito registrando solo la campagna di provenienza (parametri del link), il dominio del sito da cui si arriva, la pagina d'ingresso e il tipo di dispositivo. Non registriamo l'indirizzo IP né il browser utilizzato, non usiamo strumenti di terze parti e i dati non vengono condivisi.

Al momento dell'iscrizione l'ingresso che l'ha preceduta viene collegato al nuovo account; per chi usa l'app installata registriamo la data della prima e dell'ultima apertura. Base giuridica: legittimo interesse a valutare l'efficacia dei propri canali (art. 6.1.f). Chi ha attivo nel browser il segnale di non tracciamento (GPC o DNT) viene solo conteggiato. Puoi opporti in qualsiasi momento dal profilo (sezione Statistiche).

Contiamo inoltre, in forma anonima, quante volte ogni pagina viene vista ogni giorno (sito, area riservata e area inquilino) e con quale tipo di dispositivo, i passaggi fra le pagine del sito pubblico (e, quando un link porta a una pagina che non esiste, la pagina in cui si trova il link) e alcuni eventi: installazione e apertura dell'app, invio del modulo d'iscrizione e motivo generico di un eventuale rifiuto (per esempio «password troppo corta»), avvio di un acquisto, apertura di funzioni non incluse nel piano, limiti del piano raggiunti, avvio e visione fino alla fine del video di presentazione e dei video tutorial (con la sola sezione guardata). Sono solo numeri per giorno: nessun cookie, nessun indirizzo IP, nessun dato che colleghi un conteggio a una persona.

Per migliorare il servizio analizziamo anche, in forma aggregata, i dati dell'account e il registro delle attività (per esempio quanti iscritti confermano l'email, inseriscono il primo immobile o rientrano nelle settimane successive, quali funzioni vengono usate). Registriamo inoltre in quali giorni ciascun utente usa il gestionale e con quale mezzo (browser del computer, browser del telefono o app installata), senza le pagine aperte. L'amministratore può consultare, per ciascun iscritto, la provenienza dell'iscrizione, i passi fatti (email confermata, numero di immobili, inquilini, contratti e canoni incassati), l'ultimo accesso, i giorni di utilizzo e il piano, e l'elenco di chi si è fermato a un passaggio (email non confermata, nessun immobile o nessun contratto dopo una settimana, abbonamento non usato o in scadenza), solo per offrire assistenza e migliorare il servizio; per comunicazioni promozionali serve il consenso marketing. Base giuridica: legittimo interesse a migliorare il servizio e ad aiutare chi lo usa (art. 6.1.f). Se ti opponi dal profilo non compari in questi conteggi ed elenchi.

Per misurare le nostre campagne pubblicitarie, il nostro sistema di gestione delle campagne legge ogni ora soltanto totali per giorno e per campagna (visite, iscrizioni, nuovi clienti e incassi al netto dell'IVA): nessun nome, email, indirizzo IP o identificativo. Quando un totale è molto piccolo potrebbe riferirsi a una sola persona: per questo quei dati restano nei nostri sistemi e non vengono comunicati a terzi né alle piattaforme pubblicitarie.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati non vengono venduti né diffusi. Li trattano, come nostri responsabili del trattamento e solo per le finalità indicate, i fornitori che rendono possibile il servizio:

fornitore di hosting, per server e database;
Wasabi Technologies, per l'archiviazione dei documenti caricati;
fornitore del servizio email (smtp.hostinger.com), per l'invio delle comunicazioni;
Requesty (gateway, che inoltra a Microsoft Azure), per le funzioni di intelligenza artificiale;
Fattura24, per l'emissione dei documenti fiscali;
il servizio di notifiche del produttore del browser o del telefono (Google, Apple, Mozilla o Microsoft), che recapita le notifiche push: il testo viaggia cifrato e può leggerlo solo il tuo dispositivo;

PayPal trattano i dati di pagamento come titolari autonomi, secondo le proprie informative. I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità quando lo impone la legge.

Calendario e WhatsApp. In promemoria, scadenze, spese, pagamenti e nella scheda dell'inquilino i pulsanti «Aggiungi al calendario» e «Scrivi su WhatsApp» sono semplici collegamenti: il servizio non invia dati a Google, Apple, Microsoft o WhatsApp e non usa le loro interfacce. Con «Google Calendar» o «Scrivi su WhatsApp» il tuo dispositivo apre Google Calendar o WhatsApp con il testo già compilato (titolo, data, immobile e, per WhatsApp, il numero dell'inquilino e il messaggio). Con «iPhone, Mac o Outlook» scarichi un file .ics che apri con il calendario che preferisci. I dati arrivano a quei servizi solo se salvi l'evento o invii il messaggio, e da quel momento li trattano i rispettivi fornitori secondo le proprie informative, nel rapporto tra te e loro. Le scelte della finestra (ultimo modello, «Tu» o «Lei») restano solo nel tuo browser.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Privilegiamo fornitori con server nello Spazio economico europeo. Per i fornitori che possono trattare dati fuori dall'UE indichiamo il Paese e la garanzia prevista dal Capo V del GDPR. Una copia delle garanzie può essere richiesta ai contatti indicati sopra.

Fornitore	Paese	Garanzia
Requesty	Regno Unito	Decisione di adeguatezza UE per il Regno Unito
Microsoft Azure	UE o USA secondo la regione	Decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework) se il fornitore è certificato, altrimenti clausole contrattuali tipo (art. 46)
Wasabi	Italia (Milano), UE	Nessun trasferimento fuori dall'UE
PayPal	Lussemburgo (UE)	Nessun trasferimento fuori dall'UE da parte nostra

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Account e dati inseriti: finché l'account è attivo. L'utente può cancellarli subito dal profilo; se chiede la cancellazione con preavviso, l'account e tutti i dati collegati (compresi documenti e file) vengono eliminati dopo 30 giorni di ripensamento.
Documenti fiscali: 10 anni, come impone la legge (art. 2220 del codice civile).
Registri di sicurezza e delle operazioni: 2 anni; registro tecnico degli errori del server (con gli indirizzi email mascherati e senza i link di accesso): 90 giorni; contatori dei limiti sulle richieste: 2 giorni.
Registro dell'uso dell'AI (funzione, data e quantità di testo, senza i contenuti): 24 mesi.
Scelte sui cookie dei visitatori non registrati: 12 mesi.
Indirizzo IP della registrazione con invito: 12 mesi.
Notifiche (avvisi sotto la campanella): 90 giorni; lo stato di lettura delle comunicazioni del servizio finché resta l'account.
Inventari dell'immobile (foto, dati delle conferme e versioni annullate): finché l'utente non elimina il verbale o l'account. Servono come prova anche dopo la fine della locazione, per esempio per la restituzione del deposito cauzionale: è l'utente, come titolare per i dati dell'inquilino, a decidere quando cancellarli.
Richieste di assistenza: 24 mesi dalla chiusura, poi vengono cancellate con gli allegati.
Archivi ZIP dei tuoi file (quando sono più di 200 MB vengono preparati su richiesta e conservati nell'archivio di file): 48 ore, poi vengono cancellati.
Copie di sicurezza: le ultime 7 sul server e le ultime 30 nell'archivio cloud, sostituite a rotazione; un dato cancellato può restare in una copia fino alla sua rotazione.
Statistiche sulle visite e giorni di utilizzo del gestionale: 13 mesi.
Consenso alle comunicazioni commerciali: fino alla revoca.
Registro delle richieste degli interessati: il tempo necessario a dimostrare di averle gestite (art. 5.2); dopo la cancellazione dell'account la traccia resta priva di dati identificativi.

8. Sicurezza

Il codice fiscale e il numero del documento d'identità degli inquilini sono cifrati nel database; gli altri dati e i file caricati sono protetti dal controllo degli accessi; le comunicazioni avvengono su connessione cifrata; le password sono conservate con funzione di hash; ogni utente accede solo ai propri dati; gli accessi ripetuti falliti vengono bloccati; i documenti caricati e le foto degli inventari sono accessibili solo tramite l'applicazione, dopo la verifica del titolare; i link per reimpostare la password sono conservati solo come impronta e valgono un'ora; le sessioni si chiudono dopo un periodo di inattività e quando la password cambia; le richieste ripetute vengono limitate. Puoi attivare dal profilo la verifica in due passaggi: dopo la password ti inviamo per email un codice monouso. Se scegli di far ricordare un dispositivo, registriamo il tipo di browser e sistema, l'indirizzo IP e la data dell'ultimo uso, per mostrarteli nel profilo dove puoi scollegarli; i dati sono cancellati alla scadenza (30 giorni) o quando cambi la password.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Dal profilo puoi esportare tutti i tuoi dati, scaricare in un file ZIP i documenti e le foto che hai caricato, cancellare l'account e opporti alle statistiche; per il resto scrivi a info@gestionaleaffitti.com. Rispondiamo entro un mese.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) o all'autorità del Paese dell'UE in cui risiedi o lavori.

Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo sulla tua persona (art. 22 GDPR).

Per gli inquilini che usano l'Area inquilino

Il proprietario può invitare il proprio inquilino a un'area personale, gratuita e in sola lettura. Per chi la attiva valgono queste regole:

Il tuo accesso (nome, cognome, email, password conservata solo in forma cifrata irreversibile, data di accettazione di queste condizioni, date e indirizzo IP degli accessi) lo trattiamo noi come titolare, per fornirti l'area che hai attivato. Base giuridica: esecuzione del contratto di servizio (art. 6.1.b) e, per i registri di sicurezza, legittimo interesse (art. 6.1.f).
I dati del contratto che vedi (immobile, canoni, pagamenti, documenti condivisi, dati del locatore) li ha inseriti il tuo locatore, che ne è il titolare: noi li rendiamo visibili a te su sua istruzione, come suo responsabile del trattamento. Per correggerli o per gli altri diritti su questi dati rivolgiti al locatore.
Codice fiscale: se il locatore lo ha indicato nel contratto, all'attivazione ti chiediamo di inserirlo per confermare che sei proprio tu. Lo confrontiamo con quello già presente e non lo salviamo di nuovo.
Cosa vede il locatore: che hai attivato l'area, con quale email, quando l'hai attivata e la data dell'ultimo accesso; riceve inoltre le segnalazioni di pagamento che decidi di inviargli con «Ho pagato».
Inventario dell'immobile: quando il locatore pubblica un verbale di consegna o di riconsegna lo trovi nell'area (e ti arriva via email un link personale); lo confermi con un codice che ti mandiamo alla tua email. Del verbale fanno parte il tuo nome, la data e l'ora della tua conferma e l'email a cui è arrivato il codice: li raccoglie il locatore, che ne è il titolare, per documentare cosa è stato confermato. Se il locatore annulla una versione per correggerla, la vedi come annullata con il motivo. Le bozze non sono visibili.
Email: ti scriviamo solo per l'invito, la conferma dell'indirizzo, il recupero della password e per avvisarti quando il locatore condivide un nuovo documento, quando il locatore pubblica o annulla un verbale d'inventario e per mandarti il codice con cui lo confermi.
Notifiche: nell'area, sotto la campanella, trovi le comunicazioni del servizio e gli avvisi sui documenti condivisi e sui verbali; li conserviamo 90 giorni, con la data in cui li hai letti.
Conservazione e diritti: il tuo accesso resta finché non lo elimini, dal Profilo, in qualsiasi momento; dal Profilo puoi anche scaricare i tuoi dati. Se il locatore revoca il collegamento, i suoi dati spariscono dalla tua area. Per tutto il resto valgono le sezioni precedenti di questa informativa, compreso il diritto di reclamo al Garante.

10. Cookie

Per i cookie utilizzati e la gestione delle preferenze vedi la cookie policy.

11. Modifiche

L'informativa può essere aggiornata, per esempio quando cambiano i fornitori o le funzioni del servizio. La data di aggiornamento è indicata in alto; le modifiche rilevanti vengono comunicate nella piattaforma.