Come scegliere un gestionale affitti: i criteri che contano per un proprietario

Prima di tutto: di cosa hai bisogno

Un gestionale affitti è un programma che tiene in ordine immobili, inquilini e contratti, segue i canoni pagati e da pagare e ricorda le scadenze. Prima di confrontare prodotti conviene rispondere a quattro domande:

• Quanti immobili gestisci, e se pensi di aumentarli: molti piani hanno un limite di immobili o di contratti.
• Che contratti hai: canone libero 4+4, canone concordato 3+2, transitori, per studenti universitari, locazioni commerciali, affitti brevi. Non tutti i gestionali li seguono tutti.
• Come ti pagano gli inquilini: bonifico, contanti, pagamenti in più rate. Conta per la registrazione dei pagamenti e per le ricevute.
• Chi altro deve accedere: il commercialista, un familiare, l'inquilino stesso.

1. Contratti italiani e scadenze di legge

È il punto in cui un gestionale fa risparmiare di più, perché una data mancata costa cara. Per non rinnovare un contratto 4+4 alla prima scadenza, il proprietario deve comunicare il diniego almeno 6 mesi prima e con uno dei motivi previsti dalla legge 431/1998; senza la cedolare secca, l'imposta di registro va versata ogni anno entro 30 giorni dall'inizio della nuova annualità.

Domande da fare: calcola da solo disdetta, recesso dell'inquilino, rinnovo, imposta di registro e aggiornamento ISTAT dalle date del contratto? Distingue i tipi di contratto? Avvisa per tempo, per email o sul telefono? Ricalcola le scadenze se cambi le date?

2. Canoni, arretrati e ricevute

Un gestionale deve sapere in ogni momento chi ha pagato, chi è in ritardo e quanto manca, anche con pagamenti parziali. Le ricevute dovrebbero partire da sole, con immobile, periodo, importo e modalità di pagamento. Ricorda che sulle quietanze sopra 77,47 euro è dovuta l'imposta di bollo di 2 euro: il gestionale non la evita.

Domande da fare: i canoni di ogni mese si creano dal contratto? Gestisce pagamenti in più rate? Manda le ricevute all'inquilino? Permette di sollecitare un canone in ritardo?

3. Aggiornamento ISTAT

L'aggiornamento annuale del canone segue la variazione dell'indice FOI pubblicato da ISTAT, di solito al 75%, e va chiesto per iscritto all'inquilino. Con la cedolare secca è sospeso per tutta la durata dell'opzione.

Domande da fare: gli indici ufficiali sono già presenti o vanno inseriti a mano? Tiene conto del cambio di base degli indici? Ti avvisa se il contratto è in cedolare secca?

4. Documenti e archivio

Contratto registrato, ricevuta di registrazione, attestato energetico, documenti d'identità, verbali di consegna: servono in momenti diversi e spesso in fretta.

Domande da fare: quanto spazio è compreso? I file sono privati, senza link pubblici? Si possono collegare a immobile, inquilino e contratto? Si può condividere un singolo documento con l'inquilino?

5. Privacy e sicurezza dei dati

In un gestionale inserisci dati personali dei tuoi inquilini: nomi, codici fiscali, documenti, pagamenti. Per quei dati tu sei il titolare del trattamento e il fornitore del software li tratta per conto tuo: il GDPR (art. 28) chiede un accordo scritto sul trattamento dei dati (DPA) fra te e il fornitore.

Domande da fare: c'è un DPA da accettare? Dove si trovano i server (dentro l'Unione Europea)? I dati più delicati, come codici fiscali e numeri dei documenti, sono cifrati? Puoi esportare tutti i tuoi dati e chiederne la cancellazione?

6. Conti e dichiarazione dei redditi

A fine anno servono i canoni di ogni immobile, divisi fra cedolare secca e regime ordinario, e le spese sostenute. Un gestionale che li tiene durante l'anno evita di ricostruirli da estratti conto e ricevute. Nessun gestionale sostituisce il commercialista o il CAF: raccoglie i dati che poi loro useranno.

Domande da fare: prepara un riepilogo annuale per immobile? Distingue cedolare secca e regime ordinario? Si scarica in un formato che il commercialista può aprire, come CSV o PDF?

7. Il costo reale

Il prezzo in vetrina è solo una parte. Guarda i limiti del piano (immobili, inquilini, spazio), i costi aggiuntivi (funzioni a consumo, crediti, moduli extra), se il prezzo è IVA inclusa, se il pagamento è mensile o annuale e se c'è il rinnovo automatico. Se acquisti come consumatore, per i contratti a distanza hai di norma 14 giorni per il recesso (art. 52 del Codice del consumo).

Domande da fare: cosa succede se supero i limiti? Come si disdice? Ricevo la fattura? Cosa succede ai miei dati se torno al piano gratuito o smetto di pagare?

8. Facilità d'uso e telefono

Un gestionale che non usi non serve. Conta che si apra dal telefono senza installare nulla, che i dati si inseriscano una volta sola e che le cose da fare siano in vista appena entri.

Domande da fare: funziona bene dallo smartphone? Arrivano notifiche? Posso provarlo gratis con un mio contratto vero, senza carta di credito?

9. L'area per l'inquilino

Non è indispensabile, ma riduce messaggi e telefonate: l'inquilino trova da solo ricevute, IBAN e documenti condivisi e può segnalare un pagamento.

Domande da fare: l'inquilino paga qualcosa? Vede solo il suo contratto e i documenti che decido di condividere? Posso togliergli l'accesso?

10. Chi c'è dietro e l'assistenza

Stai affidando a un servizio dati che devi conservare per anni. Verifica chi è il fornitore (ragione sociale, sede, partita IVA sul sito), se c'è un'assistenza in italiano e come si contatta, e se i documenti legali (termini, informativa privacy, DPA) sono pubblicati e chiari.

Lista di controllo

Errori da evitare

• Scegliere solo per il prezzo. Un programma economico che non calcola le scadenze dei contratti italiani lascia a te la parte più rischiosa.
• Non controllare l'esportazione. Se un giorno vuoi cambiare, i tuoi dati devono poter uscire in un formato leggibile.
• Fidarsi ciecamente dei calcoli. Le scadenze automatiche coprono i casi previsti dalla legge; con clausole particolari conviene una verifica con un professionista.
• Dimenticare il DPA. Se inserisci dati degli inquilini, l'accordo sul trattamento con il fornitore è un obbligo tuo, non una formalità.

Quando basta un foglio Excel

Con un solo immobile, un contratto in cedolare secca, un inquilino che paga sempre puntuale e la voglia di segnarsi le date a mano, un foglio di calcolo può bastare. Diventa scomodo quando gli immobili aumentano, quando ci sono pagamenti in ritardo o parziali e quando le scadenze di più contratti si accavallano: lì il rischio di dimenticare una data cresce.

Come risponde GestionaleAffitti a questi criteri

Per trasparenza, ecco come si comporta GestionaleAffitti, il gestionale che pubblica questa guida. Cosa fa: calcola le scadenze dei contratti abitativi (4+4, 3+2, transitori, per studenti, stagionali) e di quelli per uffici e negozi (uso diverso 6+6 e alberghiero 9+9), gestisce inquilini persone o imprese, genera i canoni e manda le ricevute, ha gli indici ISTAT ufficiali, archivia i documenti, offre l'area inquilino nei piani che la includono, prepara il riepilogo per la dichiarazione e permette di esportare e cancellare i dati. C'è un piano gratuito senza carta di credito; prezzi e limiti sono nella pagina Prezzi e le funzioni, con le schermate, in Funzionalità.

Cosa non fa: non gestisce gli affitti brevi o turistici (prenotazioni, calendari, codice identificativo nazionale), non emette fatture (per i canoni soggetti a IVA serve il tuo programma di fatturazione), collega ogni contratto a un solo inquilino e non incassa i canoni al posto tuo: registra i pagamenti che ricevi. Se questi punti sono importanti per te, è giusto valutare anche altre soluzioni.