Verbale di consegna dell'immobile in affitto: cosa scrivere e perché conviene

Cos'è il verbale di consegna

È un documento, firmato da proprietario e inquilino il giorno in cui vengono consegnate le chiavi, che descrive lo stato dell'immobile: com'è ogni stanza, come funzionano gli impianti, quali mobili ed elettrodomestici ci sono, quante chiavi riceve l'inquilino e quali sono le letture dei contatori. Di solito si allega al contratto e si completa con le fotografie.

È obbligatorio?

No, nessuna legge lo impone in generale. È però previsto nei contratti tipo del decreto ministeriale 16 gennaio 2017, quelli a canone concordato, transitori e per studenti, che nella clausola sulla consegna rimandano proprio all'«allegato verbale di consegna» e all'art. 1590 del Codice civile.

Un documento invece è obbligatorio: l'attestato di prestazione energetica (APE). Il proprietario lo mette a disposizione già durante le trattative e lo consegna all'inquilino, e il contratto deve contenere la clausola con cui l'inquilino dichiara di aver ricevuto le informazioni e la documentazione sull'efficienza energetica (art. 6 del D.Lgs. 192/2005). Nel verbale conviene annotare anche questa consegna.

Perché conviene farlo

L'art. 1590 del Codice civile dice che l'inquilino deve restituire l'immobile nello stato in cui l'ha ricevuto, secondo la descrizione fatta dalle parti, salvo il deterioramento dovuto all'uso normale. Se una descrizione non c'è, si presume che l'abbia ricevuto in buono stato di manutenzione.

La regola aiuta il proprietario, ma «buono stato» è generico. Se alla fine trovi il parquet rovinato o un elettrodomestico rotto, devi dimostrare com'era all'inizio e che il danno non è usura normale: un verbale dettagliato con le foto è la prova più semplice. Protegge anche l'inquilino, che può annotare i difetti già presenti ed evitare di pagarli all'uscita.

Cosa scrivere nel verbale di consegna dell'immobile

1. Dati essenziali: proprietario, inquilino, indirizzo dell'immobile, data e riferimento al contratto.
2. Chiavi: quante e quali (portone, appartamento, cantina, cassetta della posta, telecomandi).
3. Stato di ogni stanza: pareti e tinteggiatura, pavimenti, porte, finestre, tapparelle, sanitari.
4. Impianti: caldaia, riscaldamento, condizionatori, impianto elettrico, citofono; se funzionano e quando sono stati controllati l'ultima volta.
5. Arredi ed elettrodomestici, se l'immobile è arredato: un inventario con marca e condizioni.
6. Difetti già presenti: macchie, graffi, crepe, piccoli guasti. Meglio scrivere troppo che troppo poco.
7. Letture dei contatori di luce, gas e acqua, con il numero del contatore.
8. Documenti consegnati: APE, libretto della caldaia, regolamento di condominio, istruzioni degli elettrodomestici, dichiarazioni di conformità degli impianti se le hai.
9. Elenco delle foto allegate e firme di entrambi, su ogni pagina.

Foto e video: come renderli una prova

Per il Codice civile fotografie e riproduzioni informatiche fanno piena prova dei fatti che mostrano, se la persona contro cui si usano non ne contesta la conformità (art. 2712). Per renderle difficili da contestare:

• fai foto ampie della stanza e foto di dettaglio dei difetti;
• numerale e richiamale nel verbale («foto 12: graffio sulla porta della cucina»);
• conservale con la data originale e mandale all'inquilino via email o PEC il giorno stesso;
• fai firmare all'inquilino l'elenco delle foto.

Contatori, utenze e caldaia

Le letture dei contatori servono a dividere i consumi. Se l'inquilino prende il contratto di fornitura al posto del precedente intestatario con lo stesso venditore si fa una voltura; se la fornitura era stata chiusa, si chiede un subentro (sono le definizioni dell'ARERA).

Con la caldaia autonoma, durante la locazione è l'inquilino, come occupante, il responsabile dell'impianto: deve farne fare la manutenzione e i controlli di efficienza energetica (DPR 74/2013). Consegnagli il libretto d'impianto e annotalo nel verbale.

La riconsegna e il deposito cauzionale

Quando l'inquilino lascia l'immobile, fate insieme il verbale di riconsegna, con lo stesso schema e nuove foto. Confrontandolo con quello di consegna si vede subito cosa è cambiato:

• l'usura normale (pareti un po' segnate, pavimenti consumati dall'uso) e il deterioramento dovuto all'età restano a carico del proprietario;
• i danni oltre l'uso normale sono a carico dell'inquilino (artt. 1588 e 1590 del Codice civile).

Il deposito cauzionale, al massimo tre mensilità, si restituisce con gli interessi legali dopo questa verifica, trattenendo solo quanto documentato. Tutte le regole sono nella guida sul deposito cauzionale.

Il verbale va registrato?

Da solo no. Se lo alleghi al contratto quando lo registri con il modello RLI diventa uno degli allegati: secondo le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate gli allegati sono soggetti all'imposta di bollo. Se applichi la cedolare secca, chiedi a chi registra il contratto come trattarli. In alternativa puoi firmarlo e conservarlo senza allegarlo alla registrazione: vale comunque come prova. Come si registra il contratto è spiegato nella guida alla registrazione e all'imposta di registro.

Come aiuta un gestionale

In GestionaleAffitti conservi il verbale firmato, le foto, l'APE e il libretto della caldaia insieme al contratto e all'inquilino: alla riconsegna li ritrovi in un attimo, anche dal telefono.